"Bij urgenties moet het ziekenhuis snel de juiste arts van wacht kunnen bereiken. Papier is omslachtig en maakt het soms moeilijk om juiste, up-to-date-informatie te verspreiden. Dan gebeurt het dat een arts die aanvankelijk van wacht was per abuis opgeroepen wordt, omdat de verandering in de planning niet is doorgegeven. Dat leidt tot tijdverlies voor de arts en voor het ziekenhuispersoneel. En het is nefast voor de kwaliteit van de zorg, vooral wanneer de patiënt kritiek is", zo luidt het bij het bedrijf PetalMD (Quebec). Dat leverde de PetalOn-Call-software aan het CHC. In Canada zijn 37.000 artsen aangesloten bij dit platform.

"Om de kwaliteit van de zorg in ons netwerk te verbeteren, wilden we het beheer van de wachtdiensten moderniseren, want die was niet optimaal. We streven naar een gecentraliseerde wachtdienst, die altijd up-to-date en toegankelijk is voor alle artsen en werknemers van het netwerk", zegt dr. Quentin Dulière, adjunct-medisch directeur van het CHC-zorgnetwerk. Het ziekenhuis wil de juistheid van de informatie over de wachtdiensten garanderen, het aantal onnodige oproepen van artsen die niet van wacht zijn beperken, komaf maken met de papieren beheer van de wachten, de procedures homogeen maken en de veiligheid van de patiënten garanderen.

De IT in de zes ziekenhuizen van het CHC bood geen mogelijkheid om de verspreiding van de laatste, juiste informatie te verzekeren en ook niet de ontvangst ervan. "Iedere verandering in de planning moet manueel aangebracht en meegedeeld worden op de verschillende papieren lijsten. Die veranderingen komen van verschillende diensten die niet allemaal met dezelfde communicatiemiddelen werken", zo staat te lezen in een studie van het bedrijf.

Tijd nemen

Het duurde een jaar om de planning van de wacht in het CHC digitaliseren. Het gaat dan ook om een netwerk met meer dan duizend acute bedden en zevenhonderd nietacute bedden. "Bij de ingebruikname van de eerste site, het hôpital Heusy, kostte het vier maanden om de applicatie te testen en de gebruiksprocedures te installeren. Voor de vijf andere ziekenhuizen duurde het één a twee maanden."

Om technologie efficiënt te kunnen implementeren moeten eerst de lacunes in de organisatie van de wachtdienst worden geïdentificeerd en weggewerkt. Een innoverende, technologische oplossing was alleen mogelijk door in samenwerking met een topbedrijf voor e-health-toepassingen het proces bij te sturen.

Een groot voordeel van het systeem dat gebruikt wordt in het CHC, is dat artsen onderling wachtdiensten kunnen uitwisselen of collega's vervangen zonder een tussenpersoon in te schakelen die verantwoordelijk is om de wissel ook effectief uit te voeren. De betrokken arts krijgt een bericht telkens een aanvraag goedgekeurd is of verworpen wordt. Aanpassingen worden meteen uitgevoerd. De centrale planning is ook op de hoogte, en waakt erover dat andere applicaties de up-to-date-informatie krijgen (aanpassing van de beurtregeling, financiële afwikkeling, enz.). Een beveiligde mailbox zorgt voor doeltreffende communicatie met de artsen van wacht en het doorgeven van documenten, beelden of informatie naar hun smartphone.