...
De wetgeving over een ziekenhuisnoodplan (ZNP) dateert al van 1964, legt dr. Baert uit. "Maar bij een bevraging in 2013 bleek slechts de helft van de ziekenhuizen een ZNP te hebben, terwijl elke grote organisatie en elk groot bedrijf een strategisch noodplan moet hebben om op terug te vallen bij noodsituaties." In 2019 verplichtte de Vlaamse overheid ziekenhuizen daarom om een strategisch noodplan op te stellen. De algemeen directeur is eindverantwoordelijke en voorzitter van het permanent comité dat het ZNP moet opstellen en actualiseren. Het permanent comité heeft een bureau dat wordt voorgezeten door de hoofdarts en waarvan ook de noodplancoördinator en het medisch diensthoofd van de spoedgevallendienst deel uitmaken. Het bestaan van zo'n comité zorgt ervoor dat het ZNP de nodige aandacht krijgt. "Noodplanning staat volledig los van de dagelijkse werking van een organisatie", zegt dr. Baert. "Je moet daar bewust mee bezig zijn, zodat je op vaste structuren, processen en procedures kunt terugvallen op het moment van het onverwachte. Anders ga je hopeloos de mist in." Een ZNP probeert alle mogelijke noodsituaties te voorzien. "Dat kan gaan van een overstroming, een zwaar verkeersongeval, een zware brand, of een chemische, biologische, radiologische en nucleaire dreiging. Het vertrekpunt is steeds een risico-analyse in functie van de regio. In de Antwerpse haven is het risico op een chemische ramp hoger, terwijl in Brussel het risico op een terroristische aanslag groter is", legt dr. Baert uit. Ook interne noodsituaties worden in een ZNP opgenomen, gaande van een brand in een kamer, een stroompanne, tot een psychiatrische patiënt die een gijzeling veroorzaakt. Doel is om in dergelijke situaties de bedrijfscontinuïteit te garanderen. "Je kan niet op alles voorbereid zijn, maar je probeert in een ZNP wel fiches te maken voor de meeste gevallen. Bij onvoorziene noodsituaties kan je dan ten minste terugvallen op bestaande procedures." Bij grote rampen zal een hogere overheid de coördinatie overnemen, bijvoorbeeld via het provinciaal rampenplan. Het ZNP bevat ook voor zo'n scenario's fiches die de vergaderprocedures en de aanspreekpunten met andere partijen definiëren. De fiches van een ZNP worden ook ingeoefend, zodat alle betrokkenen weten wat te doen in een noodsituatie. Dat gebeurt met 'zandbakoefeningen' rond een tafel, maar er zijn ook regelmatig overschrijdende oefeningen met andere diensten zoals brandweer, medische spoeddiensten, politie en logistieke diensten. "Na zo'n gezamenlijke oefening doen we ook een debriefing waaruit we lessen trekken en een verbetercyclus starten", vertelt dr. Baert. "Een belangrijke les die we daaruit geleerd hebben, is dat een ziekenhuis in vergelijking met leger, brandweer en politie een zeer horizontale besluitvorming kent. Zorgmedewerkers zijn gewend te overleggen en pas te beslissen als er een draagvlak is. Op het moment dat we naar een noodplanning gaan, via het permanent comité of een crisiscel, schakelen we naar een heel andere manier van vergaderen en beslissen. Dus trainen we die vergadertechnieken goed, omdat dat echt niet in het DNA van zorgverleners zit." Uit reële noodsituaties heeft AZ Klina ook geleerd hoe belangrijk communicatie is. "Dat ging van een brand in een kamer tot een cyberaanval die enkele dagen heeft geduurd. We hadden een basisfiche en onze vergaderhygiëne zat goed. Maar de informatiedoorstroming tijdens de crisis en de proactieve communicatie naar betrokkenen verdienden meer aandacht." Corona was voor ziekenhuizen een chronische noodsituatie die weer een andere aanpak vroeg, zegt dr. Baert. "We waren daar totaal niet op voorbereid. We zijn gestart met de vergaderhygiëne van een ZNP zoals we in een normale noodsituatie zouden doen, maar tot onze grote verrassing zaten we na een week, een maand, een jaar nog steeds in een noodsituatie. Dan merk je dat de nood aan informele communicatie tijdens vergaderingen groter wordt, dat je oog moet hebben voor de emotionele noden van de mensen aan tafel. Als CEO is je taak dan veel meer het team samenhouden dan de correcte, verticale beslissing te nemen zoals ingeoefend. In zo'n chronische crisis gaan de inzichten van experts zoals de ziekenhuishygiënisten, de virologen en de medische cel ook zwaarder doorwegen."